Programma-assurance
Een onafhankelijke blik op een lopend IT-programma: elke maand een review, een plek in de stuurgroep en een schriftelijk rapport voor het bestuur. Voor programma's die lopen, niet voor projecten die al vastzitten. Daarvoor is er de Programme Rescue Review.
In het kort
Wat is programma-assurance?
Programma-assurance is onafhankelijk toezicht op een lopend IT-programma: elke maand een review, een plek in de stuurgroep en een schriftelijk rapport voor het bestuur. De projectleider blijft sturen; assurance kijkt mee en rapporteert aan het bestuur, niet aan de leverancier.
Herkenbaar?
- De leverancier rapporteert elke maand groen, en niemand in het bestuur kan dat controleren.
- De stuurgroep besluit over scope, planning en budget zonder een onafhankelijke stem aan tafel.
- Het programma loopt nog maanden, en het bestuur wil tussentijds zekerheid, niet pas bij de volgende mijlpaal.
- De projectleider is goed, maar er kijkt niemand onafhankelijk mee.
Wat u elke maand krijgt
Een review
Voortgang, kwaliteit en risico's, gemeten tegen het plan en niet tegen de rapportage van de leverancier.
Een plek in de stuurgroep
Een onafhankelijke stem bij besluiten over scope, planning en budget.
Een rapport voor het bestuur
Kort, schriftelijk en met een helder oordeel. Geschreven voor bestuurders, niet voor projectleiders.
Vroege signalen
Problemen komen op tafel zodra ze ontstaan, niet bij de volgende mijlpaal.
Zo loopt het
Assurance volgt het ritme van uw programma. Zo ziet dat er meestal uit.
Nulmeting of herstelplan
Is er al een Rescue Review geweest, dan is het herstelplan het vertrekpunt. Zo niet, dan beginnen we met een korte nulmeting van de huidige stand: plan, budget, scope en de status van het systeem.
Review, stuurgroep, rapport
We lezen de voortgangsrapportages, spreken de mensen die het werk doen en leggen het draaiende systeem naast wat de rapportages beweren. Daarna de stuurgroep en het rapport voor het bestuur.
Signaal zodra het nodig is
Zien we iets dat niet tot de volgende maand kan wachten, dan hoort het bestuur dat meteen.
Zo leggen we het vast
Wat we van u nodig hebben
Toegang tot planningen, budgetten en voortgangsrapportages, een plek in de stuurgroep en elke maand tijd van de mensen die het programma dragen.
Wie het werk doet
Eén senior eindverantwoordelijke, aangevuld met een specialist als het systeem dat vraagt.
Wat vastligt
Eerst een afgebakende nulmeting van de huidige stand. Daarna meestal 3 tot 5 dagen per maand voor een vast maandbedrag, met een looptijd die we per periode afspreken.
Veelgestelde vragen
Vervangt assurance onze projectleider?
Nee. De projectleider stuurt het programma. Assurance kijkt onafhankelijk mee en rapporteert aan het bestuur.
Wat is het verschil met de Programme Rescue Review?
De Rescue Review is een eenmalige review van een vastgelopen project, in 3 weken, met een advies om door te gaan, te herstarten of te stoppen. Assurance is doorlopend toezicht op een programma dat loopt, meestal 3 tot 5 dagen per maand.
Kan assurance starten zonder Rescue Review?
Ja. We beginnen dan met een korte nulmeting van de huidige stand.
Wat als het rapport zegt dat het programma moet stoppen?
Dan staat dat in het rapport, met de redenen. Het besluit is aan uw bestuur. Wilt u de scenario's doorgaan, herstarten of stoppen uitgewerkt zien met kosten en risico's, dan doen we dat in een Rescue Review.
Hoeveel tijd kost het onze organisatie?
Elke maand een stuurgroep en een paar gesprekken met de mensen die het programma dragen, plus toegang tot de rapportages. De rest doen wij.
Kunnen we dit niet zelf doen met een PMO?
Een intern PMO kan veel. Het verschil is de rapportagelijn: assurance rapporteert aan het bestuur, niet aan het projectteam of de leverancier. Beveelt assurance werk aan dat wij zelf kunnen doen, dan zeggen we dat vooraf en schriftelijk.