Waarom ERP-implementaties vastlopen: 7 signalen en wat u in de eerste week doet
Een ERP-implementatie loopt zelden in één keer vast. Het schuift op: een livegang die nog een keer wordt verzet, een leverancier die groen rapporteert, een boekhouding die de maand nog in Excel sluit. Hieronder staan de zeven signalen die bij vastgelopen projecten steeds terugkomen, met per signaal waarom het telt en wat u als eerste controleert.
Wanneer is een ERP-implementatie vastgelopen?
Een ERP-implementatie is vastgelopen als de livegang meer dan één keer is verschoven zonder onderbouwde nieuwe datum, het budget bijna op is en minder dan de helft van de scope werkt. Het is geen harde definitie. Het zijn patronen die bij vastgelopen projecten vaak samen voorkomen, en meestal al maanden eerder zichtbaar waren dan het moment waarop iemand het woord "vastgelopen" gebruikt.
De zeven signalen hieronder zijn een checklist. Loop ze langs voor uw eigen project. Eén signaal is een aandachtspunt. Drie of meer tegelijk betekent dat u eerst wilt weten waar het project echt staat, voordat iemand er mensen of budget bij zet.
Wat zijn de zeven signalen?
Elk signaal staat hieronder in één zin, met daarna waarom het telt. De eerste controle per signaal staat in de tabel.
- 1. De livegang is meer dan één keer verschoven en niemand noemt een onderbouwde nieuwe datum. Waarom het telt: een verschoven datum zonder nieuwe onderbouwing betekent dat de scope of de planning nooit opnieuw is doorgerekend. De volgende datum schuift dan meestal ook.
- 2. De leverancier rapporteert groen, maar de gebruikers herkennen dat niet. Waarom het telt: voortgang wordt dan gemeten in opgeleverde taken of een percentage, niet in processen die van begin tot eind werken met echte gegevens.
- 3. Het budget loopt voor op het werk dat is geaccepteerd. Waarom het telt: als meer dan de helft van het geld op is en minder dan de helft van de scope werkt, is de rest van het project niet meer te betalen uit het oorspronkelijke budget. Dat besluit komt dan toch, alleen later en duurder.
- 4. Key users werken niet in het systeem en testen niet. Waarom het telt: zonder key users die wekelijks testen en beslissen, ontdekt u pas bij de livegang wat niet werkt. Opleiding en acceptatie schuiven dan automatisch naar het eind.
- 5. De datamigratie is nog niet geoefend. Waarom het telt: migratie wordt onderschat en komt aan het eind. Zonder proefmigratie met aansluiting van saldi en voorraad weet niemand of de boekhouding na de livegang klopt.
- 6. Niemand aan uw kant is duidelijk eigenaar van de scope. Waarom het telt: zonder één persoon met mandaat groeit de scope door, terwijl planning en budget niet meegroeien. Als de projectleider of de implementatiepartner ook nog is vervangen, zijn de afspraken vaak nergens vastgelegd.
- 7. Bestuur en projectteam zien niet hetzelfde beeld, en iemand stelt voor er mensen bij te zetten om in te halen. Waarom het telt: extra mensen op een project zonder gedeeld beeld versnellen niets. Ze verhogen de kosten en lossen een probleem in scope, data of besluitvorming niet op.
| Signaal | Eerste controle | Wat u daarna in handen heeft |
|---|---|---|
| 1. Livegang meer dan één keer verschoven | Vraag om een planning op basis van wat nog gebouwd en getest moet worden | Een datum die op resterend werk rust, of het bewijs dat die er niet is |
| 2. Leverancier groen, gebruikers niet | Laat key users een kernproces van begin tot eind draaien met echte gegevens | Werkend resultaat in plaats van een percentage |
| 3. Budget loopt voor op geaccepteerd werk | Zet uitgegeven budget naast het werk dat de business heeft geaccepteerd | Eén cijfer: hoeveel scope per uitgegeven euro |
| 4. Key users testen niet | Controleer wie afgelopen maand in het systeem heeft gewerkt of getest | Een lijst met namen, of een lege lijst |
| 5. Datamigratie niet geoefend | Vraag om een proefmigratie met aansluiting van saldi en voorraad | Een aansluiting die klopt, of de verschillen op papier |
| 6. Geen eigenaar van de scope | Lees het contract en de laatste scope-afspraken, en noteer wie ze heeft getekend | De afspraken op één A4, en één naam |
| 7. Bestuur en team zien niet hetzelfde beeld | Leg de laatste bestuursrapportage naast de openstaande bevindingen van het testteam | Het verschil tussen de twee, zwart op wit |
Wat zijn de gebruikelijke oorzaken achter de signalen?
Vastgelopen projecten hebben zelden één oorzaak. Meestal werken er meerdere samen:
- De scope groeit, zonder dat planning en budget meegroeien.
- Key users hebben geen tijd om te testen en te beslissen.
- De datamigratie wordt pas laat serieus genomen.
- Statusrapportages meten activiteit, niet werkend resultaat.
- De leverancier wordt betaald per uur, niet per geaccepteerd resultaat.
- Niemand kijkt onafhankelijk mee.
Wat doet u in de eerste week?
U hoeft niet meteen te beslissen of u doorgaat. Wel kunt u in een week veel duidelijkheid krijgen, zonder dat het project stilvalt:
- 1. Stop met nieuwe wensen toevoegen tot er een nieuw beeld ligt.
- 2. Laat key users één kernproces van begin tot eind draaien met echte gegevens, bijvoorbeeld van order tot factuur.
- 3. Zet geaccepteerd werk naast uitgegeven budget, in één overzicht.
- 4. Leg alle afspraken over scope, acceptatie en contract op een rij.
- 5. Vraag de leverancier om een planning op basis van wat nog gebouwd en getest moet worden, niet op basis van de oude einddatum.
- 6. Benoem één eigenaar van de scope aan uw kant, met mandaat.
- 7. Beslis pas daarna over extra mensen of budget.
Wanneer helpt een onafhankelijke review?
Een onafhankelijke review helpt als de feiten tegenspreken wat de rapportages zeggen, of als het bestuur een besluit moet nemen dat niemand met feiten kan onderbouwen. Een leverancier kan zijn eigen voortgang niet onafhankelijk beoordelen, en het interne projectteam zit er te dicht op.
LogicX doet dat in twee vormen. De Project Health Check duurt 5 werkdagen en geeft antwoord op twee vragen: waar staat uw project en wat is de volgende stap. De Programme Rescue Review duurt 3 weken, met gesprekken met 10 tot 15 mensen, en eindigt in een schriftelijk advies om door te gaan, te herstarten of te stoppen, met een begroot herstelplan en een bestuurssessie. Gaat u binnen 30 dagen na de Health Check door met een Rescue Review, dan wordt de Health Check verrekend. Het plan is van u: u voert het uit met ons, met uw huidige leverancier of met een ander.
Wilt u eerst zelf een indruk krijgen, doe dan de gratis IT-quickscan. Die geeft in een paar minuten een eerste indruk van uw IT als geheel.